בפרק זה, ולצורך הנוחות, נכנה בשם "משקיפים" את כל נציגינו בקלפי, גם אם מדובר בחברי ועדת קלפי.    ו

בשיבוץ המשקיפים יהיו בעיות ותקלות. למה? כי זה הטבע! כמות הבעיות תגבר באופן דרסטי אם המועמד יאמין שהוא יכול להעסיק משקיפים בהתנדבות בלבד. במקרה כזה, כשהכל יתבסס על משקיפים מתנדבים, עלול המועמד ללמוד בבוקר הבחירות, שהזול הוא בעצם יקר. מצד שני גם משקיפים בתשלום זה עסק יקר, ותמיד קיימת דילמה באילו קלפיות לשים משקיפים, האם בכל שעות ההצבעה או רק בחלקן, והאם במשותף עם רשימה אחרת או לגמרי באופן עצמאי. כל התשובות לשאלות האלה צריכות להתקבל במסגרת תכנית משקיפים שנכין כחודש לפני הבחירות, בהתאם לצרכים, לכח האדם ולתקציב. קל מאוד לאייש את כל הקלפיות בכל מחיר, אבל לא תמיד זה מחוייב המציאות, ולעיתים כדאי בכל זאת לדלל את הנוכחות בקלפיות כדי לחסוך כסף.    ו

עוד לפני כניסתו לתפקיד של אחראי המשקיפים, ולמעשה כבר מתחילת הקמפיין, כדאי לערוך רשימה מסודרת של כל אדם שמוכן לשמש כמשקיף ביום הבחירות, בין אם כמתנדב ובין אם בשכר. בתפקיד ניתן לשים כל אחד: גם נערים אחראיים מגיל 16 ומעלה, וגם תושבי ישובים אחרים. עם הרשימה הזאת מצד אחד ורשימת הקלפיות מצד שני, נתחיל לייצר את התכנית, שתגדיר מה הכרחי לאייש, ועל מה ניתן לוותר.   ו

את יום הפעילות נחלק לשלוש משמרות: משמרת בוקר - מפתיחת הקלפיות ועד 15:00 בצהריים, משמרת ערב - מ-15:00 בצהריים ועד 22:00 בערב או עד שיוחלט שבאותה קלפי אין עוד צורך במשקיף, ומשמרת הספירה - בה ישובצו הפעילים הבכירים, או מנהלי הקלפיות – מ-22:00 ועד תום ספירת הקולות. במקום שבו פועל מערך מנהלי הקלפיות, אין דבר טבעי ונכון יותר שמנהלי הקלפיות יהיו נציגינו בספירה, ויבשרו בקולם שלהם, על הניצחון שאותו השיגו.   ו

כל אדם שמתנדב להיות משקיף, צריך למסור את מספר תעודת הזהות שלו, לצורך הנפקת "תעודת מינוי", המהווה אישור כניסה לקלפי. פקיד בחירות נחמד מאפשר לרשימות לקבל טפסים ריקים וחתומים, ולמלא את שמות המשקיפים והנציגים בכוחות עצמם. פקיד בחירות קפדן בוחר למלא את השמות בעצמו, דבר שמסבך מאוד את ההליך של הנפקת תעודות המינוי. במאמר מוסגר, פקידי בחירות נוהגים באופן קבוע לעשות לעצמם דינים וכללים, ולחוקק חוקים שמנוגדים לחוק הרשמי, הרבה פעמים בגלל תמימות או חוסר הכרת החומר, שגורמים להם לבצע את הנחיותיו של בעל סמכות מקומי (ראש הרשות בדרך כלל) שמכוון אותם לפי צרכיו. לאורך הדרך ניתן להתנגד להנחתותיהם הרבות ולערב את הרשויות כדי להעמיד אותם על טעותם ולהכריח אותם לסגת מהנחיות כאלה או אחרות, אך ביום הבחירות עצמו קשה להתמודד איתם, כי הם הסמכות בשטח, ואם פקיד בחירות מחליט, למשל, בשל גחמה חסרת הגיון, לאסור החלפת נציגים בקלפיות בשעה האחרונה שלפני הסגירה - אין בידינו דרך להתמודד עם הגזירה, ואנו נאלצים לציית לה.    ו

אבל נחזור למשקיפים:   ו

-כל משקיף במשמרת הבוקר צריך להגיע למשמרתו עם כתב המינוי, טפסי העבודה לסימון, ודף כללי כהסבר למשימתו. את הטפסים האלה ניתן לחלק ביום שלפני, או לזמן את כולם בבוקר יום הבחירות כדי לקבל אותם.   ו

- כדאי מאוד להכין עתודה של מחליפים במידת האפשר, במיוחד במשמרת הראשונה, כי ביום הבחירות – סביר שיהיו מאחרים, נעדרים, נפקדים וחולים.   ו

-מלאכת שיבוץ המשקיפים אינה דורשת מומחיות מיוחדת, וכל אדם שמציג עצמו כ"מומחה" לשיבוץ משקיפים - צריך בעיקר לעורר חשד. לתפקיד האחראי על המשקיפים דרוש אדם פיקח ונמרץ, יצירתי ואסרטיבי, נסיון קודם – חיסרון!   ו